El mejor secreto de productividad: ama y vive el presente

Gracias a este blog he aprendido a no guardar nada para mí. No siempre se puede querer compartir lo que uno le ha costado mucho tiempo o dinero aprender. Hacerlo día a día, escribir artículo tras artículo sin esperar nada a cambio, me proporciona mucha tranquilidad de espíritu y hace que me sienta un autodidacta agradecido.

Hoy quiero compartir contigo, circunstancial lector, el que considero el secreto más importante para una alta productividad sin estrés. Cualquier otro método que te pueda contar, por famoso, demostrado o elaborado que sea, no le llega a la altura de los tobillos a este: ama y vive el presente.

Algo tan simple como eso.

Ama…

Detrás de cualquier tarea siempre hay un beneficio implícito. Incluso las que más nos desagradan o las rutinarias lo tienen y es importante valorarlo y hacernos merecedor de él. Pon todo tu amor en hacer tu trabajo lo mejor posible, saca siempre a relucir lo mejor de ti mismo.

Vive el presente…

Cuando te enfrentes a cualquier tarea, concentra todos tus sentidos en ella. No desperdicies un solo pensamiento en algo ajeno a lo que estás haciendo. No te evadas del trabajo y dedícale toda tu atención. El momento presente, tan escurridizo, es lo único que de verdad tienes: no te lo pierdas y saboréalo con plenitud.

Si eres capaz de seguir estos dos consejos, no sólo te encontrarás con que eres capaz de realizar tu trabajo en mucho menos tiempo del habitual, sino que disfrutarás mucho más de él y descenderá tu nivel de estrés.

Voy a proponerte dos ejercicios aparentemente sencillos que te ayudarán a desarrollar y fortalecer estas actitudes. Practícalos rigurosamente todos los días y en muy poco tiempo aprenderás a extrapolarlos a todo lo que hagas. Pueden parecerte ridículos a simple vista, pero no debes menospreciarlos.

1. Lava los platos

Lava la vajilla después de comer. Dedica todo tu cariño y atención a que quede cuidadosamente limpia. Pon todos tus sentidos en juego: experimenta el contacto del agua en tus manos, el olor del jabón, el tacto de la espuma. Tómate todo el tiempo que haga falta para que desaparezca la suciedad y la grasa en toda la superficie. Asegúrate de ser meticuloso y sistemático. No te distraigas con pensamientos ajenos a lo que estás haciendo, no pierdas la concentración.

He elegido este ejercicio porque ilustra un ejemplo de tarea que, aunque importante, solemos clasificar como ingrata. Conecta con el beneficio implícito, cuida de la limpieza de los platos y cubiertos que, horas más tarde, volverán a utilizarse para que disfrutes con provecho de tus alimentos.

2. Lávate los dientes después de cada comida

Estoy seguro de que ya lo haces a diario. Pero te propongo que lo hagas de un modo diferente y mucho más consciente. Hazlo sin prisas y dedica tu atención, uno a uno, a cada diente y muela. Acaricia con suavidad las encías y siente las cerdas del cepillo sobre ellas. ¿Usas un cepillo o seda interdental? Repasa cuidadosamente cada hueco, no dejes ni rastro de comida entre las piezas. Termina con un colutorio y experimenta la sensación de frescor y ligereza de una boca limpia. Dedica todo tu amor y concentración al proceso, no te pierdas nada.

Este ejercicio muestra un ejemplo de tarea cotidiana cuyos beneficios principales se descubren a medio plazo y no en el momento de realizarlas. Es fácil, por pereza, olvidar nuestra higiene dental en ocasiones puntuales, pensando que nuestra salud dental no se resentirá por alguna que otra falta. Poco a poco vamos perdiendo la percepción de su importancia y los descuidos son cada vez más frecuentes. Resultado: problemas dentales garantizados.

Y, después de todo, si no eres capaz de dedicar todo tu amor y buen hacer a tu propia salud, a tu propia persona, ¿a qué otro objetivo podrás de verdad entregarte con plenitud?

Javier Montero Gabarró


El mejor secreto de productividad: ama y vive el presente


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Mi vida organizada

Quiero presentarte un programa que utilizo desde hace ya varios años y que constituye uno de mis pilares para la gestión personal. No se trata de un simple gestor de tareas: es lo que considero una meta-herramienta, una herramienta para hacer herramientas de productividad. Estoy hablando de MyLifeOrganized (MLO).

No acostumbro a hacer publicidad de programas comerciales; tengo bastante preferencia, en este sentido, especialmente en el software de código abierto. Pero si estamos hablando de un programa sobresaliente, a un precio aceptable y con una licencia de instalación tan flexible, puedo permitirme hacer una excepción.

MLO cuesta alrededor de 45 dólares, unos 34 euros al cambio. Una de las razones que me animaron a comprarlo fue la flexibilidad de su licencia: el programa te permite la instalación en cinco equipos, siempre y cuando no los utilices simultáneamente. Con cinco instalaciones, podía instalarlo en mi equipo principal en casa, en el trabajo y en varios portátiles y aún así me sobraban licencias. Eso es algo que valoro mucho a la hora de elegir un software que me cueste dinero: la capacidad de instalarlo en los equipos de mi día a día sin tener que pagar más por ello.

Voy a hablar de MLO por un motivo muy concreto. He diseñado decenas de técnicas de productividad con ella y quiero compartir contigo algunas que creo que podrán ayudarte tanto como lo hacen conmigo.

Existen numerosos programas de gestión de tareas. De todos los colores y para todo tipo de plataformas. ¿Por qué MLO, entonces?

Conozco muchas metodologías de productividad personal. Hay herramientas software que se adaptan perfectamente a ellas. Pero lo hacen tan excelentemente que te dan muy poco margen para adaptarla a tus necesidades concretas.

Los métodos de productividad son buenos en tanto y cuanto funcionen. En cuanto dejan de hacerlo, tan pronto empiezas a detectar una caída en tu productividad, lo adecuado es cambiarlos. Pero sería muy costoso tener que gastar más dinero cada vez que cambie tu metodología de trabajo.

Lo que diferencia a MLO de la mayoría de las herramientas de su clase es precisamente su flexibilidad para responder a esos cambios de metodología. Sea cual sea tu sistema preferido de productividad personal, con MLO podrás seguirlo sin dificultad.

El software ofrece muchas sutilezas que son una auténtica delicia. Tendrás ocasión de conocerlas cuando las aplique en metodologías que presentaré por aquí. Podría hablarte, por ejemplo, del esquematizador (outliner) multinivel de dos paneles, el etiquetado de tareas (contextos), las numerosas posibilidades de personalización de la recurrencia de tareas, la gestión de las prioridades y la inigualable capacidad de filtrado que te permite presentar las tareas atendiendo a casi cualquier criterio que pase por tu imaginación.

Existe una versión de MLO freeware con algunas limitaciones. Puedes utilizarla sin compromiso todo el tiempo que desees y, en el caso de que te guste y necesites más, puedes plantearte adquirir la versión estándar o profesional.

En cualquier caso, MLO es simplemente una opción más. No es imprescindible que te compres el programa para aprovechar las técnicas que mostraré en el blog. Hasta la más compleja de ellas se puede llevar adelante simplemente utilizando lápiz y papel. O, si prefieres software gratuito y en entorno web, dispones de la ya presentada aquí Remember the Milk, otro de mis grandes pilares de productividad.

Y tener opciones, en este mundo tan cambiante en el que vivimos, es siempre nuestra mejor garantía personal…

Javier Montero Gabarró


Mi vida organizada


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El método de los hábitos incrementales

Para poder dominar cualquier actividad que te propongas necesitas constancia. Seguro que has oído en numerosas ocasiones algo parecido a «es mejor dedicarle veinte minutos cada día que tres horas ocasionalmente».

Sea lo que sea: aprender un idioma, tocar un instrumento, programar con soltura,… Cualquier cosa que te propongas aprender requiere aproximarse a ella del modo en el que uno cuidaría un huerto: regándolo día a día.

Es algo que ya sabes de sobra: un largo camino se recorre paso a paso.

No hablaré más de lo que es obvio. Voy a dar una vuelta de tuerca a este concepto sencillo y lo enfocaré hacia el polifacetismo. Si eres de los que orientan su vida en torno al aprendizaje continuo en numerosos campos este artículo es para ti.

La idea sigue siendo la misma: trabaja cada día un poco en cada una de las actividades que te propongas y, antes de que te des cuenta, tendrás un buen nivel en cada una de ellas. Cuida de todas tus plantas día a día y con buena probabilidad recogerás una buena cosecha.

Los que disfrutamos de los placeres del polifacetismo nos las ingeniamos recurriendo a numerosos trucos para tratar de llevar todo adelante. Voy a presentarte aquí una técnica extremadamente sencilla que yo utilizo y que he bautizado con el nombre del método de los hábitos incrementales.

Puedes emplearla no sólo para cuestiones de aprendizaje a medio y largo plazo, sino para lograr objetivos de cualquier otra índole.

Como herramientas sólo necesitas un cuaderno y un lapicero. Vamos a crear listas y cualquier mecanismo que te permita gestionarlas te servirá. Yo empleo un programa de ordenador que está especializado en la gestión de tareas y sobre el que he desarrollado numerosas técnicas, además de esta. Hablaré de él en otro momento; para lo que te quiero explicar hoy será suficiente contar con lápiz y papel.

Para que comprendas el modo en el que la palabra incremental entra en juego, voy a contarte la metodología que empleo practicando mi deporte favorito, salir a correr.

Comienzo corriendo muy despacio y muy poco tiempo. No tengo el mínimo reparo en permanecer varias semanas así, dando tiempo a que mi organismo -músculos, tendones, articulaciones, corazón, pulmones- se adapten a la nueva actividad.

Cuando siento que el cuerpo está preparado, realizo un pequeño incremento en exigencia. En mi caso, puede ser hacer tiradas dos minutos y medio más largas que la semana anterior. Es sólo un pequeño incremento en dificultad y el cuerpo se podrá adaptar sin problemas. Cada semana incremento dos minutos y medio el tiempo de mis salidas individuales.

Es muy importante escuchar permanentemente lo que nos dice el cuerpo. En ocasiones me doy cuenta de que aún no está asimilando correctamente los incrementos en esfuerzo, así que la siguiente pregunta es obligada cada semana:

¿Incremento, mantengo o decremento?

Si el cuerpo aún necesita más tiempo, planifico la semana manteniendo la misma actividad que la anterior, sin ningún incremento. Incluso, si lo estimase adecuado, podría plantearme dar un pequeño paso atrás y decrementar la duración del ejercicio.

Ese es el modo en el que puedo disfrutar de mi actividad física, día a día, mejorando cada semana y con el mínimo riesgo de lesiones, pues doy tiempo suficiente a que el cuerpo se adapte antes de exigirle un nuevo esfuerzo. Cuando no quiero incrementar más el tiempo, me planteo un aumento, por ejemplo, en velocidad muy gradualmente. Resulta verdaderamente divertido y estimulante entrenar así.

Ya tenemos la esencia del método de los hábitos incrementales. Coge tu cuaderno, pon la fecha de hoy en una página y escribe tu primer hábito orientado hacia una actividad en la que pretendas mejorar o un objetivo que quieras lograr.

Por ejemplo, quiero mejorar mis habilidades con la guitarra. Trabajar las escalas, día a día, me hará un mejor improvisador. Así que escribo:

– Estudiar los patrones melódicos de la escala mayor.

Sólo esto, nada más. Mi compromiso ahora es que todos los días, disciplinada y constantemente, voy a dedicar un tiempo determinado a hacer este trabajo. No indico cuánto tiempo, pero debe ser el suficiente que me deje la sensación de haber hecho algo provechoso.

Puedo hacer otras actividades, desde luego, pero mi compromiso, de momento, está sólo en lo que hay en la lista.

Tras un par de días comprobando que soy capaz de ser disciplinado y que llevo a rajatabla mi plan, me planteo la entrada de una nueva actividad en mi lista.

Escribo una nueva lista con la fecha de hoy con las siguientes tareas:

– Estudiar los patrones melódicos de la escala mayor.
– Leer literatura inglesa.

Cada día escribo una nueva hoja con la lista de tareas actuales con las que estoy comprometido a dedicar un tiempo diario. De cuando en cuando, me voy planteando la siguiente pregunta:

¿Incremento, mantengo o decremento?

Gradualmente, en función de nuestra capacidad y tiempo disponible, nuestra lista polifacética irá creciendo hasta un punto en que alcance el equilibrio. Día a día iremos reafirmando hábitos que nos harán crecer en todos nuestros campos.

Hay días en los que, inevitablemente, no podremos cumplir con todo (o incluso con nada), pero al menos trataremos de hacer siempre nuestro mejor esfuerzo. En esos casos, en la lista del día siguiente, incluiremos, junto a la tarea, y entre paréntesis, un número indicando el número de días que llevamos sin realizar esa actividad.

Debemos ser cuidadosos con el contenido de nuestra lista de hábitos. El tiempo es limitado y nuestras inquietudes, muchas. Escribe en la lista sólo aquellas actividades que más valor te van a dar. Concentra tus energías, fundamentalmente, en lo que es verdaderamente importante y no dudes en retirar de tu planning las tareas que haga falta si necesitas hacer hueco para otras más valiosas.

Prueba esto un par de meses, si te atreves, y cuéntame tu experiencia…

No es magia… Es el resultado de sembrar y cuidar de la cosecha cada día.

Javier Montero


El método de los hábitos incrementales


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Maximiza tu productividad: tareas repetitivas y CheckPrad

Atendiendo a la recurrencia, podemos clasificar las tareas en dos tipos: ordinarias y repetitivas.

Las tareas ordinarias son aquellas de una sola aparición. Una vez las marcamos como completadas desaparecen de nuestro sistema de productividad. En cambio, las repetitivas renacen una y otra vez y están siempre presentes.

Las tareas recurrentes son extremadamente importantes. Son las que nos permiten acometer grandes proyectos, las que hacen que hablemos idiomas, toquemos un instrumento musical o nos mantengamos en forma física.

Simbolizan la constancia: un viaje largo comienza por un primer paso, seguido de otro y después otro.

Pese a su gran importancia, suelen ser el punto débil de la mayoría de los sistemas de gestión de tareas automatizados.

Voy a compartir contigo un método sencillo y manual que diseñé hace algunos años: CheckPrad (me gusta tanto estructurar que pongo nombre a casi todo).

Estoy seguro de que, si lo llevas a la práctica, lograrás avances importantes en cualquier campo en el que se requiera constancia y disciplina.

Comienza observando una hoja de tareas repetitivas de ejemplo.

CheckPrad se basa en ciclos de trabajo de 4 semanas exactamente. No es un mes. La unidad elemental de gestión es la semana y cada documento gestiona bloques de 4 semanas.

Esto no sólo facilita la reusabilidad de la plantilla, al no tener que volver a diseñarla cada ciclo, sino que, ante todo, está demostrada la eficacia de una gestión organizada en bloques semanales.

Observa como el rango de fechas muestra cuatro semanas exactas de lunes a domingo.

La columna de la izquierda registra las tareas periódicas en todos nuestros campos de actividad. La columna de la derecha muestra cuatro bloques de siete cuadros simbolizando los siete días de la semana.

Junto al nombre de la tarea aparece una información adicional referente a la periodicidad deseada. Su significado habla casi por sí solo. Algunos ejemplos:

1-semana: realizar la actividad exactamente un día a la semana (sin especificar cuál)
3-semana min: tres días a la semana como mínimo
diaria: todos los días
ALT: días alternos, uno sí y otro no
1-FS: un día cualquiera del fin de semana
3-LXV: lunes, miércoles y viernes (es decir, 3 días)
2-LXV: 2 días a elegir entre el lunes, miércoles y viernes
5-LaV: los cinco días de lunes a viernes
2-LaV: 3 días a elegir de lunes a viernes
3-LaV min: mínimo tres días, de lunes a viernes

Cada vez que realizamos una tarea, marcamos la casilla correspondiente del día y semana en el que estemos. Nuestro objetivo es cumplir con la periodicidad prevista.

Es crítico que nos comprometamos con todo lo que escribamos en la lista. Si no tenemos claro si somos capaces de realizar el planning previsto, es mejor plantear una periodicidad menor o, incluso, ni siquiera registrar la tarea en la lista.

Todo lo que aparezca en la lista debe ser sagrado. Es preferible comenzar con muy pocas tareas y sólo después de estar seguros y comprometidos para asumir otras, añadamos más a nuestro planning.

Las tareas nuevas pueden agregarse en cualquier punto del ciclo, no necesariamente al comienzo de cada bloque de 4 semanas. Eso sí, su contabilización rigurosa comenzará la semana siguiente si la hemos añadido en mitad de una ya empezada.

Adjunto una plantilla en blanco para que comiences a agregar tus tareas repetitivas y marques con orgullo cada casilla que cumplas lo previsto. Imprime todas las hojas necesarias si necesitas más de una. Para toda la gestión de añadir y marcar tareas realizadas no te hará falta más que un lapicero.

Puedes destacar con un rotulador fluorescente cada semana que hayas completado con éxito. Permítete el placer de disfrutar de tu triunfo paso a paso.

Cada ciclo de cuatro meses actualiza tus tareas en un documento nuevo, eliminando las obsoletas y redefiniendo su periodicidad, en caso de que sea necesario.

El método es absolutamente poderoso. Haz un balance de tu nueva situación y de todos tus logros cada cuatro semanas. Te resultará increíble lo lejos que se puede llegar cuando se es constante dando un paso tras otro.

Pero vuelvo a repetírtelo para que se te quede grabado en fuego: ve de menos a más, conforme mejore tu capacidad de compromiso. Porque todo lo que escribas en esa lista debe ir a misa y debes comprometer lo mejor de ti mismo para que todo lo que figure en ella se cumpla.

Para los gurús de la productividad las listas de tareas son una forma de vida. Siembra, cuida de tu cosecha día a día. Te garantizo que los resultados serán sorprendentes.

Javier Montero


Maximiza tu productividad: tareas repetitivas y CheckPrad


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El buzón de entrada de Remember the milk

En Bandejas de entrada antiestrés hablamos de la conveniencia de utilizar «almacenes» temporales en los que almacenar en tiempo real los diversos inputs que recibimos diariamente y que son susceptibles de generarnos una tarea pendiente. De este modo liberábamos nuestra mente de la improductiva y estresante labor de tener que memorizar la tarea hasta que llegase el momento de afrontarla. Y eso en el supuesto de que no se nos olvidara en el camino y nos encontraramos con problemas por no haber podido realizarla a tiempo.

Las bandejas de entrada no son otra cosa sino la antesala a nuestro sistema de productividad. Sea cual sea este, la primera fase será siempre el procesamiento sistemático de esas bandejas. Hablaremos de esto en los próximos artículos.

Vimos también que existían diversos tipos de bandeja de entrada y que podían utilizarse simultáneamente dependiendo del contexto en particular: un simple cuaderno de notas, la carpeta de entrada del correo electrónico, aplicaciones software, etc…

En Acuérdate de la leche presentamos Remember the milk, un sistema integral de productividad basado en web.

Lo que diferencia a RTM de otros sistemas similares, además del precio (se trata de una aplicación gratuita), es la flexibilidad que ofrece para ser adaptado a casi cualquier necesidad o metodología de trabajo a través de una potente gestión de etiquetas y la posibilidad de crear «listas inteligentes».

Pero todo a su momento. Hoy quiero que nos fijemos en una lista que aparece por defecto siempre que entramos en RTM: el buzón de entrada.

El buzón de entrada es un depósito excelente para atrapar al vuelo las tareas tal como se cruzan en nuestra vida si disponemos de un ordenador con conexión a Internet.

Agregamos elementos a la lista simplemente rellenando el cuadro con la leyenda «Agregue una tarea nueva» y pulsando la tecla Enter. Aunque, desde este mismo momento, podríamos definir información adicional, como por ejemplo la fecha límite, por lo general es preferible dejar esto hasta haber procesado la bandeja de entrada y la tarea se haya convertido verdaderamente en tal.

La gran ventaja de sea un sistema web es que vamos a poder acceder a esa misma información desde cualquier otro ordenador o dispositivo conectado a la red. No necesitamos cargar con ficheros de un lado a otro para que nuestro sistema de productividad personal nos acompañe.

La introducción de tareas desde la página web es la principal, pero no la única.

Existen desarrollos específicos de RTM para Android, iOS o Blackberry que nos permiten tener nuestro sistema de gestión de tareas en el propio móvil o tableta. Para poder hacer un uso pleno de la sincronización en la web necesitamos tener acceso pro, suscribiéndonos por una cantidad de 25$ al año (unos 19 euros). Disponiendo de la aplicación no necesitamos acceder a la página y autentificarnos cada vez. En cuestión de segundos introducimos tareas sin el menor esfuerzo.

También podemos alimentar al sistema desde Twitter. Para ello comenzamos siguiendo al usuario RTM. A continuación, en la página de Remember the milk, indicamos cuál es nuestro perfil de Twitter. Desde ese momento, cada vez que enviemos un mensaje directo al usuario RTM, nos aparecerá una tarea en nuestra lista por defecto (que, si no se cambia, es el buzón de entrada) con el texto escrito en el mensaje.

Desde el correo electrónico también podemos interactuar con RTM. En el momento de crear nuestra cuenta de usuario se nos configura una dirección de correo especial que podemos encontrar en Preferencias | Información. Cada vez que enviemos un correo a esa dirección, se nos generará una nueva tarea cuyo contenido será lo especificado en el campo «Asunto». Si deseamos agregar una nota a la tarea podemos hacerlo escribiendo en el cuerpo normal del mensaje.

Aunque tanto desde Twitter como desde el correo existe una sintaxis que nos permite modificar los parámetros de la tarea (fecha límite, etiquetas, etc…), mi recomendación es no hacerlo aún y esperar, como ya he dicho antes, al momento en el que se procese el buzón de entrada para su «reducción a cero».

Las bandejas de entrada son artilugios para descargar nuestra mente y para lograr que no nos despistemos de lo que estemos haciendo si estamos recibiendo inputs constantemente. Por eso insisto en no tomar decisiones sobre los parámetros de las tareas. Simplemente se trata de «anotarlas», ya habrá tiempo de reflexionar sobre cada una de ellas. Una de las claves de la productividad es disponer de una buena capacidad de concentración, algo muy difícil cuando estamos sometidos permanentemente a entradas de diversas índoles. Por eso es esencial un buen sistema que consuma el mínimo de nuestros recursos y despeje nuestra mente de perturbaciones que puedan romper esa concentración.

Habituaos a utilizar las bandejas de entrada; seguro que vuestro rendimiento aumentará drásticamente.

Javier Montero


El buzón de entrada de Remember the milk


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Productividad aleatoria

Objetivo: presentar una técnica de productividad que evita la pérdida de tiempo de tener que elegir una tarea entre un conjunto.

Bajo este extraño título se esconde una técnica de productividad poco ortodoxa, pero que sin duda, en su forma más simple, todo el mundo habrá puesto en práctica alguna vez: dejar que el azar decida la siguiente tarea a realizar.

Cuando hablamos de técnicas de productividad es importante que no perdamos de vista lo que verdaderamente hace que una técnica sea, en un momento dado, mejor que otra: el resultado que obtenemos con ella.

Cuando no conseguimos los resultados esperados o vemos que ya no son los que obteníamos anteriormente, tal vez debamos considerar la posibilidad de cambiar.

Esto no significa que el método antiguo sea malo; simplemente, ya no funciona. Puede tratarse de una situación temporal en la que nuestra productividad se encuentre bloqueada y necesite aire fresco en forma de una nueva técnica.

Uno de los momentos críticos, y el eslabón débil en el que muchos sistemas de productividad sucumben, es el proceso de toma de decisión de la siguiente tarea a realizar.

El método que voy a describir a continuación nos libera de la presión y de la tremenda pérdida de tiempo que supone a veces ese momento. Si eres de los indecisos que pasan más tiempo tratando de elegir qué hacer que actuando de verdad, esta técnica puede resultarte interesante.

Comencemos realizando una lista numerada con todas las tareas que queremos hacer. Me he permitido destacar la palabra «queremos» en negrita porque uno de los axiomas básicos de productividad consiste en alimentar el sistema con trabajos que realmente deseemos hacer. Detrás de toda tarea hay siempre un beneficio explícito o implícito que puede llegar a estar oculto, pero que es necesario descubrir. Si no se consigue, la tarea no debe aparecer en el listado.

Hay muchas herramientas para diseñar listas numeradas. Se puede hacer manualmente o con un ordenador. Esto último es preferible, pues la eliminación de cualquier elemento provocaría un reajuste automático de la numeración.

Se pueden crear listas numeradas en cualquier procesador de texto. Incluso un simple editor plano bastaría: una tarea por línea; el número asociado a ella es el número de línea.

Una vez realizada la lista numerada hay que dejar que una mano inocente elija una al azar.

Como generador de números aleatorios, te propongo, por ejemplo, random.org. O bien, puedes usar el widget que encontrarás en el pie de este blog, extraído de la misma web (uso números aleatorios con frecuencia y me gusta tener siempre estas herramientas a pie).

Su operatividad es simple: introduce el rango entre el cual se elegirá el número y pulsa el botón Generate. En el ejemplo, se trata de una lista con 37 tareas, resultando elegida la número 16.

Una vez sabes qué hacer, procede a actuar sin dilación y sin excusas. El destino ha elegido; ahora te toca a ti cumplir tu parte.

Si eres audaz puedes refinar el método añadiendo un peso específico a cada tarea, de modo que la probabilidad de ocurrencia sea proporcional a ese peso. Ese sería un modo correcto de gestionar diferentes prioridades.

En un editor de texto plano esto se implementa de un modo muy sencillo. Supongamos que hemos puesto a una tarea un peso de 3. En una línea escribimos la tarea y las dos siguientes las dejamos en blanco (no hace falta repetir el texto completo). Si, tras echar los dados, la afortunada es una tarea en blanco, basta con encontrar la inmediatamente superior con texto para saber cuál corresponde hacer.

Si notas que estas falto de motivación, que te cuesta elegir la tarea a realizar y tu productividad está atascada, prueba el método. Tal vez te sorprendan los resultados.

Quizás esa tarea tan poco apetecible y que siempre postergas (que con frecuencia es la verdaderamente importante), logres quitártela de encima simplemente por el mero hecho de que ha sido elegida al azar.

¡Que la suerte te acompañe!

Javier Montero Gabarró


Fecha de la última revisión: 22 de septiembre de 2012


http://elclubdelautodidacta.es/wp/2011/11/productividad-aleatoria/


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Bandejas de entrada antiestrés

Es fácil asociar el perfil de una persona productiva con el de alguien continuamente en movimiento, realizando una tarea tras otra sin un respiro, permanentemente al teléfono y tomando decisiones a diestra y siniestra, a veces con poca o ninguna reflexión. Resulta fácil imaginarnos a alguien estresado.

Pero no existe productividad cuando hay estrés. No me refiero al estrés ocasional y moderado, que puede resultar incluso beneficioso, sino al crónico y pernicioso, consecuencia de unos hábitos de pensamiento inadecuados al manejar las situaciones diarias.

Al igual que sucede con el motor de un coche permanentemente alto de revoluciones, es sólo cuestión de tiempo que nuestra maquinaria se gripe y deje de funcionar.

La productividad está ligada a los conceptos de eficacia y eficiencia: ser resolutivo y conseguir objetivos, pero con el mínimo consumo de recursos. El estrés es un buen indicador del agotamiento de estos últimos.

Una de las fuentes de estrés es el bombardeo continuo de requerimientos de diversa índole y que no podemos gestionar en ese momento. Puede tratarse de tareas nuevas que hacen su aparición o el recuerdo de otras aún pendientes. Puede ser una cuestión trascendental o una simpleza, pero nos esforzamos por retener todos estos requerimientos en nuestra memoria, lo que es equivalente a llevar una pesada carga sobre nuestra espalda.

Con frecuencia abandonamos lo que tenemos entre manos para reevocar esas tareas pendientes y asegurarnos de que no las olvidaremos. Puede que incluso nuestro estado de ánimo se oscurezca imaginándonos lo que sucedería si no pudiéramos llevarlas a cabo con éxito en el tiempo previsto.

Esto suele traducirse en falta de concentración, ansiedad y en la aparición de estrés.

Uno de los principios en los que destaca el alto rendimiento libre de estrés consiste en el uso de almacenes temporales y fiables en los que podamos almacenar todos estos inputs sin necesidad de ir cargando con ellos.

Esos almacenes, que podemos denominar bandejas de entrada, pueden ser de índole diversa dependiendo de la naturaleza del requerimiento. Nuestra primera misión ha de consistir en hacer un cuidadoso inventario de todas las que utilizaremos.

Recibimos inputs durante el día con frecuencia en el momento más inesperado. En mitad de una tarea nos interrumpe una llamada, un correo, un documento en papel, o un simple recuerdo de algo que no debemos olvidar.

La clave consiste en interceptar esos requerimientos inmediatamente, tal como aparecen, y almacenarlos temporalmente en esas bandejas de entrada para su posterior procesamiento.

La cuestión es liberar nuestra memoria de toda la gestión de asuntos pendientes.

Ejemplos de bandejas de entrada pueden ser:

  • La bandeja de entrada del correo electrónico para todo el correo que llega.
  • Un software de gestión de listas con una en particular configurada para anotar cualquier asunto entrante.
  • Un pequeño cuaderno (muy útil si no disponemos de un ordenador en ese momento).
  • Un espacio en nuestra mesa sobre el que apilar cualquier documento físico entrante.

No hay que dejar escapar NADA. Si lo hacemos el método perderá su eficacia.

Es muy importante el concepto de temporalidad asociado a cualquier bandeja de entrada. Se trata de almacenes transitorios: una a una, y en el momento oportuno, cada una de estas bandejas será procesada sistemáticamente. Es lo que los expertos en productividad denominan «dejar a cero la bandeja de entrada».

En otros artículos hablaremos de cómor realizar ese procesamiento sistemático. Por ahora es suficiente con que identifiquemos cuáles van a ser nuestras bandejas de entradas fiables y empecemos a practicar el gesto de volcar en ellas cada requerimiento que se cruce en nuestro camino, sea externo o interno. Es el primer paso hacia la alta productividad sin estrés.

Javier Montero Gabarró


Fecha de la última revisión: 6 de octubre de 2012


Bandejas de entrada antiestrés


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Acuérdate de la leche

Para sacar el mayor rendimiento a nuestro tiempo y ser productivo de un modo divertido y sin estrés, se precisa de una actitud especial, un puñado de técnicas y un buen número de herramientas selectas.

En esta serie de artículos me gustaría compartir con vosotros cuáles son esas actitudes, técnicas (muchas de las cuales las he «inventado» yo mismo, personalizándolas a mi medida), y algunas de las herramientas que me ayudan a ser productivo.

Hoy voy a presentaros una de ellas: Remember the milk (acuérdate de la leche)…

A lo largo del camino, aprendiendo a ser más productivo, he probado de todo. He llegado incluso a suscribirme a servicios web relativamente caros con una implementación excelente de metodologías como GTD, para descubrir pronto que no me facilitaban la flexibilidad necesaria para que los adoptase.

Si una cosa puedo garantizaros que he aprendido durante todo este tiempo es que no hay mejor método que aquel que nos hace ser más productivos, por simple o complejo, común o extravagante que pueda resultar. Tened en cuenta que la productividad es algo fácilmente medible.

Pero los métodos no funcionan eternamente. Nos cansamos de ellos y eso hace decaer nuestra motivación hasta el punto de que ya no obtenemos los mismos resultados. Es en ese precisamente momento cuando debemos plantearnos cambiar de modelo.

Por eso, las mejores herramientas suelen ser las más flexibles, entendiendo por esto no sólo aquellas que mejor podemos adecuar a nuestras necesidades en un momento dado, sino también las que nos permiten transformar los modelos cuando es necesario para tratar de mantener así la motivación en un estado permanentemente alto.

Remember the milk es una herramienta web muy sencilla, pero muy flexible. Casi cualquier metodología de gestión de tareas podemos desarrollarla con ella. Es una de mis favoritas y, además, es gratuita. Hay una opción «Pro» que cuesta 25 dólares (19 euros) al año. Si, con el tiempo, descubrís que os hace ser más productivos, tal vez debáis considerar la sucripción pro. La gran ventaja que tiene hacerlo, además de contribuir a que un programa tan excelente siga siéndolo, es que, si utilizáis dispositivos móviles, podéis sincronizarlos automáticamente con la web si estáis suscritos. Salvo por ese detalle, el 100% de la funcionalidad de la aplicación está disponible en la opción gratuita.

En sucesivos artículos mostraré cómo podemos usar RTM para ser más productivos. Entre, tanto, un consejo: ¡no os olvidéis de la leche!

http://elclubdelautodidacta.es/wp/2011/09/acuerdate-de-la-leche/
Javier Montero

Pasión enfermiza

No articles yesterday, no BitBite, no nothing…

Tengo establecido el compromiso personal de publicar, al menos, un artículo diario en el blog. Salvo raras excepciones, eso es algo que hasta ahora he podido llevar adelante sin excesiva dificultad. El tiempo se vive de otra manera cuando uno está inmerso en lo que le gusta y escribir me parece una de esas actividades extraordinarias.

El calendario de publicaciones presente en la barra lateral delata que ayer no cumplí ese compromiso. ¿Pereza? ¿Cansancio? ¿Falta de tiempo?

¿Pereza de hacer las cosas que a uno le llenan y con las que disfruta? Menuda incongruencia, ¡desde luego que no!

¿Cansancio? Todos necesitamos descansar para recuperar fuerzas, desde luego. Pero para mí descansar forma parte de la propia dinámica del trabajo, al igual que hacer ejercicio físico. Son tres pilares que procuro mantener sólidos y bien equilibrados. Cuando se combinan inteligentemente nos es más fácil mantener el control de nuestras vidas.

Tan pronto acabó mi jornada laboral me dediqué una hora a hacer deporte. Continué después trabajando, hasta el momento en que me acosté, con una breve pausa para cenar, volcado en cuerpo y alma a la reconstrucción de la página web de Viciosfera, grupo musical del que soy miembro.

¿Falta de tiempo, entonces? En absoluto. No había urgencia por terminar la página. Podía perfectamente haber hecho un hueco, como tantas otras veces, para escribir en el blog y luego seguir trabajando en la web. Pero no lo hice.

Deliberadamente decidí concentrar en una única actividad un recurso valiosísimo a la hora de lograr objetivos: la pasión.

Esa pasión, que desde fuera podría tacharse de exacerbada y enfermiza, es la que estimula la creatividad y la que es capaz de sacar energías de donde no las hay cuando hace falta. Es la pócima mágica con la que nada nos parece imposible. Sin ella el mundo se ve en blanco y negro.

Por supuesto, dentro de un marco de equilibrio personal: es muy fácil traspasar la línea a partir de la cual esa misma pócima se torna venenosa si se olvida el precepto de mens sana in corpore sano.

Generalmente no suelo tener problemas a la hora de trasladar mi pasión de una actividad a otra, es algo que llevo practicando toda mi vida. Pero ayer, las tareas que me proponía iban a requerir mi máxima concentración, sin la mínima fisura de dispersión.

Durante el proceso, muchas actividades sabrosas: trasladar de ubicación en el servidor WordPress y que todo siguiera funcionando después, subir las canciones de Viciosfera a SoundCloud y conseguir acceder a ellas desde la página, remodelar completamente el site, e incluso como aprendiz de diseñador gráfico preparando adecuadamente las fotografías para su visualización.

Sólo durante el trabajo de ayer se me ocurrió un buen número de artículos posibles para el blog. Me rondó por la cabeza hasta la posibilidad pasarme al video-blog para poder dar más abasto…

Javier Montero Gabarró


Fecha de la última revisión: 10 de septiembre de 2012


http://elclubdelautodidacta.es/wp/2011/09/pasion-enfermiza/


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Tiempo para filtrar y tiempo para leer con Instapaper

Internet es un mundo fascinante para los que nos encanta leer. Es una fuente inagotable de información y podríamos pasarnos la vida entera leyendo sin parar y, aún así, no cubriríamos más que un infinitésimo de todo el material que podría interesarnos.

Por otro lado, no toda la información es de calidad y una de nuestras principales habilidades para no perdernos en esta maraña de lecturas debe ser saber establecer los filtros adecuados de acuerdo a nuestros intereses y circunstancias personales.

Quiero compartir con vosotros una técnica que aplico junto a una herramienta que me ayuda a conseguirlo.

Por lo general, salvo que esté leyendo simplemente como ocio, procuro separar los procesos de filtrado y de lectura.

Hay determinados momentos del día que dedico a la caza de material importante. A veces esos momentos no están planificados y surgen espontáneamente durante mi propia actividad cotidiana: un correo electrónico, una página con la que nos cruzamos; en cualquier instante podemos encontrarnos un texto cuya lectura nos podría resultar interesante.

A no ser que la lectura requiera mi atención profunda inmediata, me limito a echar un vistazo superficial al texto para juzgar su calidad, la importancia y el valor que me puede ofrecer. En ese instante tomo la decisión de si lo voy a leer o no.

Pero no lo leo en ese momento, pues probablemente con eso no haría más que olvidarme de lo que hasta entonces tenía entre manos para, descontroladamente, cambiar el rumbo de mis acciones. Es uno de los problemas de asomarse a Internet, uno sabe dónde empieza pero no dónde termina.

Reservo el documento para una lectura posterior y eso hago con todos los que me interesan y me voy encontrando en mi camino. Llegado el instante adecuado, concentro mis energías en la lectura del material pendiente.

El concepto es muy sencillo: tiempo para filtrar la información y tiempo diferente para leerla.

Para lograr esto, desde luego, se precisa de buenas herramientas. Voy a mostraros una que yo utilizo: Instapaper.

Instapaper nos permite recopilar todas esas páginas o artículos que nos interesan y cuya lectura deseamos aplazar.

Su uso es muy sencillo: en la web, de un modo absolutamente gratuito, creamos una cuenta de usuario. Una vez hecho esto, agregamos al navegador el botón Read Later. Instalarlo es tan fácil como arrastrarlo desde la propia página de Instapaper a la barra de herramientas, tal como se nos indica en la web.

Desde ese momento, cada vez que paremos en una página o artículo que nos interese, bastará con hacer clic sobre ese botón para que, automáticamente, se almacene su enlace en nuestra cuenta Instapaper.

Llegada la hora de leer material, entramos en la página de Instapaper, donde nos encontraremos con todo el contenido pendiente para que lo procesemos a conveniencia.

Esto no sólo nos facilita la lectura del contenido filtrado en el momento temporal que deseemos, sino que disponemos de un único repositorio en el que encontrar toda la información sin necesidad de ir saltando de una web a otra.

Pero ahí no acaba todo…

Los usuarios de iPhone o iPad tienen la aplicación Instapaper, disponible en la App Store. Una vez la configuramos con la misma cuenta que creamos en la web, el dispositivo descargará todo el contenido pendiente, con lo cual podríamos leerlo cómodamente offline cuando estuviésemos sin conexión a Internet. Nosotros decidimos cuántos artículos se almacenarán en el dispositivo.

Podemos agregar también el botón Read Later a Safari desde el propio programa del iPhone/iPad. Gran número de aplicaciones, como los lectores de feeds también tienen mecanismos para enviar los enlaces a Instapaper.

La funcionalidad de Instapaper se extiende también al mundo del correo electrónico. En el momento en el que creamos nuestra cuenta se nos asigna una dirección de correo «especial». Guardamos esa dirección como nuevo contacto en nuestro correo. Ahora, cada vez que nos llegue un mensaje extenso que juzguemos interesante, podemos reenviarlo a esa dirección de correo, de modo que su contenido se agregará a nuestra lista de material pendiente.

Desde la web también podemos exportar nuestros artículos pendientes a un único fichero .epub o .mobi para su lectura cómoda en un ebook. O incluso podemos generar una salida de impresión adecuada por si queremos leerlo en papel, aunque esto es algo que desaconsejo completamente por cuestiones medio-ambientales.

Espero que lo explicado en este artículo os ayude a tener control sobre la información, y no al revés.

Javier Montero

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