En Bandejas de entrada antiestrés hablamos de la conveniencia de utilizar «almacenes» temporales en los que almacenar en tiempo real los diversos inputs que recibimos diariamente y que son susceptibles de generarnos una tarea pendiente. De este modo liberábamos nuestra mente de la improductiva y estresante labor de tener que memorizar la tarea hasta que llegase el momento de afrontarla. Y eso en el supuesto de que no se nos olvidara en el camino y nos encontraramos con problemas por no haber podido realizarla a tiempo.
Las bandejas de entrada no son otra cosa sino la antesala a nuestro sistema de productividad. Sea cual sea este, la primera fase será siempre el procesamiento sistemático de esas bandejas. Hablaremos de esto en los próximos artículos.
Vimos también que existían diversos tipos de bandeja de entrada y que podían utilizarse simultáneamente dependiendo del contexto en particular: un simple cuaderno de notas, la carpeta de entrada del correo electrónico, aplicaciones software, etc…
En Acuérdate de la leche presentamos Remember the milk, un sistema integral de productividad basado en web.
Lo que diferencia a RTM de otros sistemas similares, además del precio (se trata de una aplicación gratuita), es la flexibilidad que ofrece para ser adaptado a casi cualquier necesidad o metodología de trabajo a través de una potente gestión de etiquetas y la posibilidad de crear «listas inteligentes».
Pero todo a su momento. Hoy quiero que nos fijemos en una lista que aparece por defecto siempre que entramos en RTM: el buzón de entrada.
El buzón de entrada es un depósito excelente para atrapar al vuelo las tareas tal como se cruzan en nuestra vida si disponemos de un ordenador con conexión a Internet.
Agregamos elementos a la lista simplemente rellenando el cuadro con la leyenda «Agregue una tarea nueva» y pulsando la tecla Enter. Aunque, desde este mismo momento, podríamos definir información adicional, como por ejemplo la fecha límite, por lo general es preferible dejar esto hasta haber procesado la bandeja de entrada y la tarea se haya convertido verdaderamente en tal.
La gran ventaja de sea un sistema web es que vamos a poder acceder a esa misma información desde cualquier otro ordenador o dispositivo conectado a la red. No necesitamos cargar con ficheros de un lado a otro para que nuestro sistema de productividad personal nos acompañe.
La introducción de tareas desde la página web es la principal, pero no la única.
Existen desarrollos específicos de RTM para Android, iOS o Blackberry que nos permiten tener nuestro sistema de gestión de tareas en el propio móvil o tableta. Para poder hacer un uso pleno de la sincronización en la web necesitamos tener acceso pro, suscribiéndonos por una cantidad de 25$ al año (unos 19 euros). Disponiendo de la aplicación no necesitamos acceder a la página y autentificarnos cada vez. En cuestión de segundos introducimos tareas sin el menor esfuerzo.
También podemos alimentar al sistema desde Twitter. Para ello comenzamos siguiendo al usuario RTM. A continuación, en la página de Remember the milk, indicamos cuál es nuestro perfil de Twitter. Desde ese momento, cada vez que enviemos un mensaje directo al usuario RTM, nos aparecerá una tarea en nuestra lista por defecto (que, si no se cambia, es el buzón de entrada) con el texto escrito en el mensaje.
Desde el correo electrónico también podemos interactuar con RTM. En el momento de crear nuestra cuenta de usuario se nos configura una dirección de correo especial que podemos encontrar en Preferencias | Información. Cada vez que enviemos un correo a esa dirección, se nos generará una nueva tarea cuyo contenido será lo especificado en el campo «Asunto». Si deseamos agregar una nota a la tarea podemos hacerlo escribiendo en el cuerpo normal del mensaje.
Aunque tanto desde Twitter como desde el correo existe una sintaxis que nos permite modificar los parámetros de la tarea (fecha límite, etiquetas, etc…), mi recomendación es no hacerlo aún y esperar, como ya he dicho antes, al momento en el que se procese el buzón de entrada para su «reducción a cero».
Las bandejas de entrada son artilugios para descargar nuestra mente y para lograr que no nos despistemos de lo que estemos haciendo si estamos recibiendo inputs constantemente. Por eso insisto en no tomar decisiones sobre los parámetros de las tareas. Simplemente se trata de «anotarlas», ya habrá tiempo de reflexionar sobre cada una de ellas. Una de las claves de la productividad es disponer de una buena capacidad de concentración, algo muy difícil cuando estamos sometidos permanentemente a entradas de diversas índoles. Por eso es esencial un buen sistema que consuma el mínimo de nuestros recursos y despeje nuestra mente de perturbaciones que puedan romper esa concentración.
Habituaos a utilizar las bandejas de entrada; seguro que vuestro rendimiento aumentará drásticamente.
Javier Montero
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