Mi vida organizada

Quiero presentarte un programa que utilizo desde hace ya varios años y que constituye uno de mis pilares para la gestión personal. No se trata de un simple gestor de tareas: es lo que considero una meta-herramienta, una herramienta para hacer herramientas de productividad. Estoy hablando de MyLifeOrganized (MLO).

No acostumbro a hacer publicidad de programas comerciales; tengo bastante preferencia, en este sentido, especialmente en el software de código abierto. Pero si estamos hablando de un programa sobresaliente, a un precio aceptable y con una licencia de instalación tan flexible, puedo permitirme hacer una excepción.

MLO cuesta alrededor de 45 dólares, unos 34 euros al cambio. Una de las razones que me animaron a comprarlo fue la flexibilidad de su licencia: el programa te permite la instalación en cinco equipos, siempre y cuando no los utilices simultáneamente. Con cinco instalaciones, podía instalarlo en mi equipo principal en casa, en el trabajo y en varios portátiles y aún así me sobraban licencias. Eso es algo que valoro mucho a la hora de elegir un software que me cueste dinero: la capacidad de instalarlo en los equipos de mi día a día sin tener que pagar más por ello.

Voy a hablar de MLO por un motivo muy concreto. He diseñado decenas de técnicas de productividad con ella y quiero compartir contigo algunas que creo que podrán ayudarte tanto como lo hacen conmigo.

Existen numerosos programas de gestión de tareas. De todos los colores y para todo tipo de plataformas. ¿Por qué MLO, entonces?

Conozco muchas metodologías de productividad personal. Hay herramientas software que se adaptan perfectamente a ellas. Pero lo hacen tan excelentemente que te dan muy poco margen para adaptarla a tus necesidades concretas.

Los métodos de productividad son buenos en tanto y cuanto funcionen. En cuanto dejan de hacerlo, tan pronto empiezas a detectar una caída en tu productividad, lo adecuado es cambiarlos. Pero sería muy costoso tener que gastar más dinero cada vez que cambie tu metodología de trabajo.

Lo que diferencia a MLO de la mayoría de las herramientas de su clase es precisamente su flexibilidad para responder a esos cambios de metodología. Sea cual sea tu sistema preferido de productividad personal, con MLO podrás seguirlo sin dificultad.

El software ofrece muchas sutilezas que son una auténtica delicia. Tendrás ocasión de conocerlas cuando las aplique en metodologías que presentaré por aquí. Podría hablarte, por ejemplo, del esquematizador (outliner) multinivel de dos paneles, el etiquetado de tareas (contextos), las numerosas posibilidades de personalización de la recurrencia de tareas, la gestión de las prioridades y la inigualable capacidad de filtrado que te permite presentar las tareas atendiendo a casi cualquier criterio que pase por tu imaginación.

Existe una versión de MLO freeware con algunas limitaciones. Puedes utilizarla sin compromiso todo el tiempo que desees y, en el caso de que te guste y necesites más, puedes plantearte adquirir la versión estándar o profesional.

En cualquier caso, MLO es simplemente una opción más. No es imprescindible que te compres el programa para aprovechar las técnicas que mostraré en el blog. Hasta la más compleja de ellas se puede llevar adelante simplemente utilizando lápiz y papel. O, si prefieres software gratuito y en entorno web, dispones de la ya presentada aquí Remember the Milk, otro de mis grandes pilares de productividad.

Y tener opciones, en este mundo tan cambiante en el que vivimos, es siempre nuestra mejor garantía personal…

Javier Montero Gabarró


Mi vida organizada


El texto de este artículo se encuentra sometido a una licencia Creative Commons del tipo CC-BY-NC-ND (reconocimiento, no comercial, sin obra derivada, 3.0 unported)


El Club del Autodidacta

Maximiza tu productividad: tareas repetitivas y CheckPrad

Atendiendo a la recurrencia, podemos clasificar las tareas en dos tipos: ordinarias y repetitivas.

Las tareas ordinarias son aquellas de una sola aparición. Una vez las marcamos como completadas desaparecen de nuestro sistema de productividad. En cambio, las repetitivas renacen una y otra vez y están siempre presentes.

Las tareas recurrentes son extremadamente importantes. Son las que nos permiten acometer grandes proyectos, las que hacen que hablemos idiomas, toquemos un instrumento musical o nos mantengamos en forma física.

Simbolizan la constancia: un viaje largo comienza por un primer paso, seguido de otro y después otro.

Pese a su gran importancia, suelen ser el punto débil de la mayoría de los sistemas de gestión de tareas automatizados.

Voy a compartir contigo un método sencillo y manual que diseñé hace algunos años: CheckPrad (me gusta tanto estructurar que pongo nombre a casi todo).

Estoy seguro de que, si lo llevas a la práctica, lograrás avances importantes en cualquier campo en el que se requiera constancia y disciplina.

Comienza observando una hoja de tareas repetitivas de ejemplo.

CheckPrad se basa en ciclos de trabajo de 4 semanas exactamente. No es un mes. La unidad elemental de gestión es la semana y cada documento gestiona bloques de 4 semanas.

Esto no sólo facilita la reusabilidad de la plantilla, al no tener que volver a diseñarla cada ciclo, sino que, ante todo, está demostrada la eficacia de una gestión organizada en bloques semanales.

Observa como el rango de fechas muestra cuatro semanas exactas de lunes a domingo.

La columna de la izquierda registra las tareas periódicas en todos nuestros campos de actividad. La columna de la derecha muestra cuatro bloques de siete cuadros simbolizando los siete días de la semana.

Junto al nombre de la tarea aparece una información adicional referente a la periodicidad deseada. Su significado habla casi por sí solo. Algunos ejemplos:

1-semana: realizar la actividad exactamente un día a la semana (sin especificar cuál)
3-semana min: tres días a la semana como mínimo
diaria: todos los días
ALT: días alternos, uno sí y otro no
1-FS: un día cualquiera del fin de semana
3-LXV: lunes, miércoles y viernes (es decir, 3 días)
2-LXV: 2 días a elegir entre el lunes, miércoles y viernes
5-LaV: los cinco días de lunes a viernes
2-LaV: 3 días a elegir de lunes a viernes
3-LaV min: mínimo tres días, de lunes a viernes

Cada vez que realizamos una tarea, marcamos la casilla correspondiente del día y semana en el que estemos. Nuestro objetivo es cumplir con la periodicidad prevista.

Es crítico que nos comprometamos con todo lo que escribamos en la lista. Si no tenemos claro si somos capaces de realizar el planning previsto, es mejor plantear una periodicidad menor o, incluso, ni siquiera registrar la tarea en la lista.

Todo lo que aparezca en la lista debe ser sagrado. Es preferible comenzar con muy pocas tareas y sólo después de estar seguros y comprometidos para asumir otras, añadamos más a nuestro planning.

Las tareas nuevas pueden agregarse en cualquier punto del ciclo, no necesariamente al comienzo de cada bloque de 4 semanas. Eso sí, su contabilización rigurosa comenzará la semana siguiente si la hemos añadido en mitad de una ya empezada.

Adjunto una plantilla en blanco para que comiences a agregar tus tareas repetitivas y marques con orgullo cada casilla que cumplas lo previsto. Imprime todas las hojas necesarias si necesitas más de una. Para toda la gestión de añadir y marcar tareas realizadas no te hará falta más que un lapicero.

Puedes destacar con un rotulador fluorescente cada semana que hayas completado con éxito. Permítete el placer de disfrutar de tu triunfo paso a paso.

Cada ciclo de cuatro meses actualiza tus tareas en un documento nuevo, eliminando las obsoletas y redefiniendo su periodicidad, en caso de que sea necesario.

El método es absolutamente poderoso. Haz un balance de tu nueva situación y de todos tus logros cada cuatro semanas. Te resultará increíble lo lejos que se puede llegar cuando se es constante dando un paso tras otro.

Pero vuelvo a repetírtelo para que se te quede grabado en fuego: ve de menos a más, conforme mejore tu capacidad de compromiso. Porque todo lo que escribas en esa lista debe ir a misa y debes comprometer lo mejor de ti mismo para que todo lo que figure en ella se cumpla.

Para los gurús de la productividad las listas de tareas son una forma de vida. Siembra, cuida de tu cosecha día a día. Te garantizo que los resultados serán sorprendentes.

Javier Montero


Maximiza tu productividad: tareas repetitivas y CheckPrad


El texto de este artículo se encuentra sometido a una licencia Creative Commons del tipo CC-BY-NC-ND (reconocimiento, no comercial, sin obra derivada, 3.0 unported)


El Club del Autodidacta

Productividad aleatoria

Objetivo: presentar una técnica de productividad que evita la pérdida de tiempo de tener que elegir una tarea entre un conjunto.

Bajo este extraño título se esconde una técnica de productividad poco ortodoxa, pero que sin duda, en su forma más simple, todo el mundo habrá puesto en práctica alguna vez: dejar que el azar decida la siguiente tarea a realizar.

Cuando hablamos de técnicas de productividad es importante que no perdamos de vista lo que verdaderamente hace que una técnica sea, en un momento dado, mejor que otra: el resultado que obtenemos con ella.

Cuando no conseguimos los resultados esperados o vemos que ya no son los que obteníamos anteriormente, tal vez debamos considerar la posibilidad de cambiar.

Esto no significa que el método antiguo sea malo; simplemente, ya no funciona. Puede tratarse de una situación temporal en la que nuestra productividad se encuentre bloqueada y necesite aire fresco en forma de una nueva técnica.

Uno de los momentos críticos, y el eslabón débil en el que muchos sistemas de productividad sucumben, es el proceso de toma de decisión de la siguiente tarea a realizar.

El método que voy a describir a continuación nos libera de la presión y de la tremenda pérdida de tiempo que supone a veces ese momento. Si eres de los indecisos que pasan más tiempo tratando de elegir qué hacer que actuando de verdad, esta técnica puede resultarte interesante.

Comencemos realizando una lista numerada con todas las tareas que queremos hacer. Me he permitido destacar la palabra “queremos” en negrita porque uno de los axiomas básicos de productividad consiste en alimentar el sistema con trabajos que realmente deseemos hacer. Detrás de toda tarea hay siempre un beneficio explícito o implícito que puede llegar a estar oculto, pero que es necesario descubrir. Si no se consigue, la tarea no debe aparecer en el listado.

Hay muchas herramientas para diseñar listas numeradas. Se puede hacer manualmente o con un ordenador. Esto último es preferible, pues la eliminación de cualquier elemento provocaría un reajuste automático de la numeración.

Se pueden crear listas numeradas en cualquier procesador de texto. Incluso un simple editor plano bastaría: una tarea por línea; el número asociado a ella es el número de línea.

Una vez realizada la lista numerada hay que dejar que una mano inocente elija una al azar.

Como generador de números aleatorios, te propongo, por ejemplo, random.org. O bien, puedes usar el widget que encontrarás en el pie de este blog, extraído de la misma web (uso números aleatorios con frecuencia y me gusta tener siempre estas herramientas a pie).

Su operatividad es simple: introduce el rango entre el cual se elegirá el número y pulsa el botón Generate. En el ejemplo, se trata de una lista con 37 tareas, resultando elegida la número 16.

Una vez sabes qué hacer, procede a actuar sin dilación y sin excusas. El destino ha elegido; ahora te toca a ti cumplir tu parte.

Si eres audaz puedes refinar el método añadiendo un peso específico a cada tarea, de modo que la probabilidad de ocurrencia sea proporcional a ese peso. Ese sería un modo correcto de gestionar diferentes prioridades.

En un editor de texto plano esto se implementa de un modo muy sencillo. Supongamos que hemos puesto a una tarea un peso de 3. En una línea escribimos la tarea y las dos siguientes las dejamos en blanco (no hace falta repetir el texto completo). Si, tras echar los dados, la afortunada es una tarea en blanco, basta con encontrar la inmediatamente superior con texto para saber cuál corresponde hacer.

Si notas que estas falto de motivación, que te cuesta elegir la tarea a realizar y tu productividad está atascada, prueba el método. Tal vez te sorprendan los resultados.

Quizás esa tarea tan poco apetecible y que siempre postergas (que con frecuencia es la verdaderamente importante), logres quitártela de encima simplemente por el mero hecho de que ha sido elegida al azar.

¡Que la suerte te acompañe!

Javier Montero Gabarró


Fecha de la última revisión: 22 de septiembre de 2012


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