Atendiendo a la recurrencia, podemos clasificar las tareas en dos tipos: ordinarias y repetitivas.
Las tareas ordinarias son aquellas de una sola aparición. Una vez las marcamos como completadas desaparecen de nuestro sistema de productividad. En cambio, las repetitivas renacen una y otra vez y están siempre presentes.
Las tareas recurrentes son extremadamente importantes. Son las que nos permiten acometer grandes proyectos, las que hacen que hablemos idiomas, toquemos un instrumento musical o nos mantengamos en forma física.
Simbolizan la constancia: un viaje largo comienza por un primer paso, seguido de otro y después otro.
Pese a su gran importancia, suelen ser el punto débil de la mayoría de los sistemas de gestión de tareas automatizados.
Voy a compartir contigo un método sencillo y manual que diseñé hace algunos años: CheckPrad (me gusta tanto estructurar que pongo nombre a casi todo).
Estoy seguro de que, si lo llevas a la práctica, lograrás avances importantes en cualquier campo en el que se requiera constancia y disciplina.
Comienza observando una hoja de tareas repetitivas de ejemplo.
CheckPrad se basa en ciclos de trabajo de 4 semanas exactamente. No es un mes. La unidad elemental de gestión es la semana y cada documento gestiona bloques de 4 semanas.
Esto no sólo facilita la reusabilidad de la plantilla, al no tener que volver a diseñarla cada ciclo, sino que, ante todo, está demostrada la eficacia de una gestión organizada en bloques semanales.
Observa como el rango de fechas muestra cuatro semanas exactas de lunes a domingo.
La columna de la izquierda registra las tareas periódicas en todos nuestros campos de actividad. La columna de la derecha muestra cuatro bloques de siete cuadros simbolizando los siete días de la semana.
Junto al nombre de la tarea aparece una información adicional referente a la periodicidad deseada. Su significado habla casi por sí solo. Algunos ejemplos:
1-semana: realizar la actividad exactamente un día a la semana (sin especificar cuál)
3-semana min: tres días a la semana como mínimo
diaria: todos los días
ALT: días alternos, uno sí y otro no
1-FS: un día cualquiera del fin de semana
3-LXV: lunes, miércoles y viernes (es decir, 3 días)
2-LXV: 2 días a elegir entre el lunes, miércoles y viernes
5-LaV: los cinco días de lunes a viernes
2-LaV: 3 días a elegir de lunes a viernes
3-LaV min: mínimo tres días, de lunes a viernes
Cada vez que realizamos una tarea, marcamos la casilla correspondiente del día y semana en el que estemos. Nuestro objetivo es cumplir con la periodicidad prevista.
Es crítico que nos comprometamos con todo lo que escribamos en la lista. Si no tenemos claro si somos capaces de realizar el planning previsto, es mejor plantear una periodicidad menor o, incluso, ni siquiera registrar la tarea en la lista.
Todo lo que aparezca en la lista debe ser sagrado. Es preferible comenzar con muy pocas tareas y sólo después de estar seguros y comprometidos para asumir otras, añadamos más a nuestro planning.
Las tareas nuevas pueden agregarse en cualquier punto del ciclo, no necesariamente al comienzo de cada bloque de 4 semanas. Eso sí, su contabilización rigurosa comenzará la semana siguiente si la hemos añadido en mitad de una ya empezada.
Adjunto una plantilla en blanco para que comiences a agregar tus tareas repetitivas y marques con orgullo cada casilla que cumplas lo previsto. Imprime todas las hojas necesarias si necesitas más de una. Para toda la gestión de añadir y marcar tareas realizadas no te hará falta más que un lapicero.
Puedes destacar con un rotulador fluorescente cada semana que hayas completado con éxito. Permítete el placer de disfrutar de tu triunfo paso a paso.
Cada ciclo de cuatro meses actualiza tus tareas en un documento nuevo, eliminando las obsoletas y redefiniendo su periodicidad, en caso de que sea necesario.
El método es absolutamente poderoso. Haz un balance de tu nueva situación y de todos tus logros cada cuatro semanas. Te resultará increíble lo lejos que se puede llegar cuando se es constante dando un paso tras otro.
Pero vuelvo a repetírtelo para que se te quede grabado en fuego: ve de menos a más, conforme mejore tu capacidad de compromiso. Porque todo lo que escribas en esa lista debe ir a misa y debes comprometer lo mejor de ti mismo para que todo lo que figure en ella se cumpla.
Para los gurús de la productividad las listas de tareas son una forma de vida. Siembra, cuida de tu cosecha día a día. Te garantizo que los resultados serán sorprendentes.
Javier Montero
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El Club del Autodidacta
Imprimiendo la checkpad!!!
Un método simple pero efectivo. ¡Que le saques partido!
Saludos