Es fácil asociar el perfil de una persona productiva con el de alguien continuamente en movimiento, realizando una tarea tras otra sin un respiro, permanentemente al teléfono y tomando decisiones a diestra y siniestra, a veces con poca o ninguna reflexión. Resulta fácil imaginarnos a alguien estresado.
Pero no existe productividad cuando hay estrés. No me refiero al estrés ocasional y moderado, que puede resultar incluso beneficioso, sino al crónico y pernicioso, consecuencia de unos hábitos de pensamiento inadecuados al manejar las situaciones diarias.
Al igual que sucede con el motor de un coche permanentemente alto de revoluciones, es sólo cuestión de tiempo que nuestra maquinaria se gripe y deje de funcionar.
La productividad está ligada a los conceptos de eficacia y eficiencia: ser resolutivo y conseguir objetivos, pero con el mínimo consumo de recursos. El estrés es un buen indicador del agotamiento de estos últimos.
Una de las fuentes de estrés es el bombardeo continuo de requerimientos de diversa índole y que no podemos gestionar en ese momento. Puede tratarse de tareas nuevas que hacen su aparición o el recuerdo de otras aún pendientes. Puede ser una cuestión trascendental o una simpleza, pero nos esforzamos por retener todos estos requerimientos en nuestra memoria, lo que es equivalente a llevar una pesada carga sobre nuestra espalda.
Con frecuencia abandonamos lo que tenemos entre manos para reevocar esas tareas pendientes y asegurarnos de que no las olvidaremos. Puede que incluso nuestro estado de ánimo se oscurezca imaginándonos lo que sucedería si no pudiéramos llevarlas a cabo con éxito en el tiempo previsto.
Esto suele traducirse en falta de concentración, ansiedad y en la aparición de estrés.
Uno de los principios en los que destaca el alto rendimiento libre de estrés consiste en el uso de almacenes temporales y fiables en los que podamos almacenar todos estos inputs sin necesidad de ir cargando con ellos.
Esos almacenes, que podemos denominar bandejas de entrada, pueden ser de índole diversa dependiendo de la naturaleza del requerimiento. Nuestra primera misión ha de consistir en hacer un cuidadoso inventario de todas las que utilizaremos.
Recibimos inputs durante el día con frecuencia en el momento más inesperado. En mitad de una tarea nos interrumpe una llamada, un correo, un documento en papel, o un simple recuerdo de algo que no debemos olvidar.
La clave consiste en interceptar esos requerimientos inmediatamente, tal como aparecen, y almacenarlos temporalmente en esas bandejas de entrada para su posterior procesamiento.
La cuestión es liberar nuestra memoria de toda la gestión de asuntos pendientes.
Ejemplos de bandejas de entrada pueden ser:
- La bandeja de entrada del correo electrónico para todo el correo que llega.
- Un software de gestión de listas con una en particular configurada para anotar cualquier asunto entrante.
- Un pequeño cuaderno (muy útil si no disponemos de un ordenador en ese momento).
- Un espacio en nuestra mesa sobre el que apilar cualquier documento físico entrante.
No hay que dejar escapar NADA. Si lo hacemos el método perderá su eficacia.
Es muy importante el concepto de temporalidad asociado a cualquier bandeja de entrada. Se trata de almacenes transitorios: una a una, y en el momento oportuno, cada una de estas bandejas será procesada sistemáticamente. Es lo que los expertos en productividad denominan «dejar a cero la bandeja de entrada».
En otros artículos hablaremos de cómor realizar ese procesamiento sistemático. Por ahora es suficiente con que identifiquemos cuáles van a ser nuestras bandejas de entradas fiables y empecemos a practicar el gesto de volcar en ellas cada requerimiento que se cruce en nuestro camino, sea externo o interno. Es el primer paso hacia la alta productividad sin estrés.
Javier Montero Gabarró
Fecha de la última revisión: 6 de octubre de 2012
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